Personvernerklæring | Vacant Helse AS

Personvernerklæring

Personvernerklæring for Vacant Helse AS

Ditt personvern er viktig for Vacant Helse AS (Vacant Helse) og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Vacant Helse skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Behandlingsansvarlig

Vacant Helse er et bemanningsbyrå for helsepersonell, som leverer tjenester til sykehus og andre virksomheter som har behov for helsepersonell. Vår vikardatabase består av ca. 8000 helsefagarbeidere og helsepersonell, herunder sykepleiere, spesialsykepleiere, vernepleiere, helsesekretærer, personlige assistenter og leger.

Daglig leder i Vacant Helse er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Vacant Helse. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til Personvernkoordinator.

Dersom du har spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på post@vacant.no.

Vår behandling av personopplysninger

Vacant Helse behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

  • Tilby oppføring av helsepersonell i vår vikardatabase

Vi behandler navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, CV og eventuelt annen relevant dokumentasjon som vedlegges når søkere og vikarer registrerer seg i vikardatabasen. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a).

  • Rekruttering av vikarer til konkrete oppdrag

Vi behandler søkeres navn, adresse, telefonnummer, e-post, personnummer, CV og eventuelle attester når vi rekrutterer vikarer til konkrete stillinger. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er tiltak før avtaleinngåelse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den aktuelle interessen er vår interesse i å identifisere egnede kandidater til stillingen.

  • Ivareta sikkerhet og kvalitet ved helsetjenester

Vi behandler Personnummer/D-nummer, politiattest, kopi av pass (ved behov), oppholds- og arbeidstillatelse (ved behov), opplysninger om autorisasjoner som helsepersonell (herunder HPR-nummer og eventuelle anmerkninger) og dokumentasjon på erfaring når vi vurderer om en ny vikar skal ansettes. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den aktuelle interessen er vår interesse i ivaretakelse av helse, miljø, sikkerhet og kvalitet ved utleie av vikarer. Det rettslige grunnlaget for behandling av politiattester er oppfyllelse av en rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c) og nødvendig for å sikre kvalitet og sikkerhet ved helsetjenester (GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav i). Den aktuelle plikten følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 5-4, spesialisthelsetjenesteloven § 3-17 eller helsepersonelloven § 20a

  • Rekruttering av ansatte til Vacant Helses administrasjon
    Vi behandler søkeres navn, telefonnummer, e-post, adresse, søknad, CV og eventuelle attester når vi rekrutterer ansatte til vår administrasjon. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er tiltak før avtale (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Interessen vi vil ivareta gjennom behandlingen er vår interesse i å rekruttere den best egnede kandidaten til stillingen.
  • Inngå avtaler med kunder

Vi behandler informasjon om navn, stilling, telefonnummer og e-post for kontaktpersoner hos kunder, for å kunne inngå og følge opp avtaler med virksomheten. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Interessen vi vil ivareta gjennom behandlingen er vår interesse i å inngå avtalene og ivareta den daglige driften av vår virksomhet.

  • Markedsføring

Vi benytter sosiale medier som Facebook, Linkedin og Instagram til annonsering. Dette kan innebære at leverandøren av det sosiale mediet behandler personopplysninger, og at Vacant helse og leverandøren er felles behandlingsansvarlige. Vacant Helse har ikke tilgang på personopplysningene som behandles. Hvilke personopplysninger som behandles og fordelingen av ansvar mellom partene fremgår på leverandøren av det sosiale mediets nettside. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Interessen vi vil ivareta gjennom behandlingen er vår interesse i å markedsføre ledige stillinger og våre tjenester.

  • Utarbeide statistikk over bruk av vacant.no

Vi bruker et verktøy som behandler besøkendes IP-adresse og bevegelser på vår nettside. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Interessen vi vil ivareta gjennom behandlingen er vår interesse i å kartlegge og forbedre nettsidens funksjon.

  • Oppfølging av henvendelser

For å kunne følge opp henvendelser som registreres via vår nettside er det nødvendig å behandle avsenderens navn, e-post, telefonnummer og eventuelt innholdet i meldingen. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a).

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har, for eksempel pålegger bokføringsloven oss å oppbevare regnskapsbilag i fem år.

Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

Får andre tilgang til dine personopplysninger?

Vi vil kun dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Bruk av databehandlere

Vacant Helse inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av Vacant Helse lagres på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.

Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet, tilgjengelighet og integritet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant for å fremme bevissthet om våre retningslinjer og rutiner for personvern.

Rettigheter

Du har rett til innsyn, retting og sletting av personopplysninger i henhold til personvernlovgivningen. Videre har du på visse vilkår rett til begrensning av behandlingen og til å protestere. I tillegg har du rett til dataportabilitet.

Du kan til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger, med den følge at Vacant Helse må slette personopplysninger som blir behandlet med grunnlag i samtykket.

Du har rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til post@vacant.no eller eventuelt per post til Gullhaug Torg 1, 0484 Oslo.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket, kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).

Endringer:

Dersom vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene bli publisert på denne nettsiden 14 dager før de iverksettes.

Registrer CV